Sorgfältige Dokumentation in der Stiftungspraxis

Chris Fojuth

Für die Praxis gewinnt die Dokumentation wirtschaftlicher Entscheidungen, Prognosen und Abwägungen immer mehr an Bedeutung.

Stiftungen müssen ihr Vermögen verantwortungsvoll verwalten und zugleich ausreichende Mittel für die Erfüllung ihrer Zwecke erwirtschaften. Anlageentscheidungen bewegen sich dabei regelmäßig zwischen unterschiedlichen Anforderungen: Sicherheit, Ertrag, Liquidität und langfristiger Vermögenserhalt müssen miteinander vereinbart werden. Ob eine Entscheidung sachgerecht war, lässt sich deshalb nicht allein an der späteren Wertentwicklung ablesen. Umso wichtiger ist eine Dokumentation, die nachvollziehbar macht, welche Informationen vorlagen, welche Risiken bewertet wurden und warum sich die Verantwortlichen für eine bestimmte Anlage entschieden haben.

Das BMF-Schreiben vom 2. Juli 2026 zur Änderung des Anwendungserlasses zur Abgabenordnung setzt hierfür einen wichtigen steuerlichen Akzent. Zusammen mit der stiftungsrechtlichen Business Judgement Rule unterstreicht es die praktische Bedeutung eines sorgfältigen Entscheidungsprozesses. Eine Anlagerichtlinie kann diesen Prozess strukturieren. Ihren vollen Nutzen entfaltet sie jedoch erst, wenn ihre Anwendung im konkreten Fall nachvollziehbar festgehalten wird.

Die Perspektive zum Entscheidungszeitpunkt zählt

Mit dem Schreiben vom 2. Juli 2026 hat das Bundesministerium der Finanzen insbesondere die Regelungen zur gemeinnützigkeitsrechtlichen Behandlung von Verlusten überarbeitet. Der neue AEAO zu § 55 Nr. 5.4 berücksichtigt bei bestimmten Verlustausgleichen ausdrücklich die Sicht zum Entscheidungszeitpunkt: Nach Anwendung der vorangehenden Ausnahmeregelungen kann ein verbleibender Verlustausgleich unschädlich sein, wenn die zugrunde liegenden Entscheidungen auf angemessenen Informationen beruhten und bei vernünftiger kaufmännischer Beurteilung wirtschaftlich vertretbar waren. Allerdings muss der zum Verlustausgleich verwendete Betrag regelmäßig innerhalb von 24 Monaten nach Ende des Wirtschaftsjahres der Verlustentstehung in den steuerbegünstigten Bereich zurückgeführt werden. Die Regelung enthält damit keinen uneingeschränkten Schutz vor den steuerlichen Folgen wirtschaftlicher Fehlentwicklungen.

Für Anlageentscheidungen ist diese Änderung sorgfältig einzuordnen. Sie betrifft den gemeinnützigkeitsrechtlichen Umgang mit Verlustausgleichen, auch im Bereich der Vermögensverwaltung.

Die Anlagerichtlinie als verbindlicher Arbeitsrahmen

Eine zweckmäßig ausgestaltete Anlagerichtlinie übersetzt die Vorgaben der Stiftung in handhabbare Regeln für die Vermögensanlage. Sie sollte festlegen, welche Ziele verfolgt werden, welche Risiken tragbar sind und welche Zuständigkeiten gelten. Dazu gehören beispielsweise zulässige Anlageklassen, Grenzen für einzelne Emittenten, Anforderungen an die Bonität, Liquiditätsreserven und Regeln für Nachhaltigkeitsaspekte und die Überwachung des Portfolios.

Schon die Entwicklung dieser Vorgaben verdient eine sorgfältige Dokumentation. Warum hält die Stiftung eine bestimmte Aktienquote für angemessen? Welchen jährlichen Mittelbedarf muss das Portfolio decken? Welche Schwankungen kann sie verkraften, ohne laufende Förderzusagen zu gefährden? Solche Überlegungen erklären, weshalb die gewählte Strategie zur konkreten Stiftung passt.

Die Richtlinie sollte außerdem zwischen Vermögensbestandteilen mit unterschiedlichen Funktionen unterscheiden. Langfristig angelegtes Vermögen verlangt andere Überlegungen als Mittel, die in absehbarer Zeit für die Zweckverwirklichung benötigt werden. Ein einheitlicher Anlageansatz kann diese Unterschiede verdecken.

Vom Beschluss zur nachvollziehbaren Abwägung

Bei einer wesentlichen Anlageentscheidung genügt ein einfacher Protokollsatz oftmals nicht, um die Qualität des Entscheidungsprozesses überzeugend darzustellen. Empfehlenswert ist eine kurze Entscheidungsvorlage, die den Anlass, das Anlageziel und den Bezug zur gültigen Anlagerichtlinie beschreibt.

Darin sollten die wesentlichen Informationsgrundlagen benannt werden: Produktunterlagen, Kostenangaben, Bonitätsinformationen, Marktanalysen oder eine fachliche Beratung. Entscheidend ist, dass die Stiftung erkennen lässt, wie sie diese Informationen bewertet hat. Eine Sammlung von Unterlagen ersetzt die eigene Abwägung nicht.

Prognosen brauchen nachvollziehbare Annahmen

Besondere Aufmerksamkeit verdienen Ertrags- und Liquiditätsprognosen. Eine erwartete Rendite ist erst dann aussagekräftig, wenn ihre Annahmen erkennbar sind. Welche Kosten wurden berücksichtigt? Welche Ausschüttungen erscheinen realistisch? Welche Folgen hätten sinkende Kurse, ausbleibende Erträge oder ein vorzeitiger Liquiditätsbedarf?

Für die Praxis empfiehlt sich, neben der erwarteten Entwicklung auch ein plausibles ungünstiges Szenario zu betrachten. Dabei geht es um die Frage, ob die Stiftung ihre Aufgaben weiterhin erfüllen könnte, wenn sich wesentliche Erwartungen nicht bestätigen.

Die Business Judgement Rule im Stiftungsrecht

Die zum 1. Juli 2023 wirksam gewordene Stiftungsrechtsreform hat mit § 84a Absatz 2 Satz 2 BGB eine ausdrückliche Business Judgement Rule eingeführt. Danach liegt keine Pflichtverletzung vor, wenn ein Organmitglied unter Beachtung der gesetzlichen und satzungsgemäßen Vorgaben vernünftigerweise annehmen durfte, auf Grundlage angemessener Informationen zum Wohle der Stiftung zu handeln. Die Vorschrift schafft damit einen geschützten Entscheidungsraum unter den gesetzlichen Voraussetzungen.

Sorgfältige Dokumentation erleichtert es, diese Voraussetzungen später darzulegen. Sie kann allerdings weder eine unzureichende Informationsbasis noch die Missachtung rechtlicher Vorgaben ausgleichen. Auch die Einhaltung einer Anlagerichtlinie allein garantiert keinen Schutz. Die konkrete Entscheidung muss weiterhin zur Situation der Stiftung passen.

Die stiftungsrechtliche Regelung und die steuerliche Ex-ante-Betrachtung weisen damit eine ähnliche Blickrichtung auf, betreffen aber unterschiedliche Fragen: einerseits die Pflichten der Organmitglieder, andererseits die gemeinnützigkeitsrechtliche Behandlung bestimmter Verlustausgleiche.

Dokumentation als laufende Aufgabe

Der Prozess endet nicht mit dem Anlagebeschluss. Empfehlenswert sind regelmäßige Berichte, die die Entwicklung des Portfolios, die Einhaltung der Richtlinie und Veränderungen der ursprünglichen Annahmen nachvollziehbar machen. Bei wesentlichen Abweichungen sollte festgehalten werden, welche Handlungsoptionen geprüft wurden und weshalb eine Anpassung oder das Festhalten an der Anlage sinnvoll erscheint.

Eine geordnete Ablage verbindet die jeweils gültige Anlagerichtlinie mit Entscheidungsvorlagen, Beschlüssen, Beratungsunterlagen und späteren Überprüfungen. Das erleichtert auch die Übergabe an neue Organmitglieder: Sie können erkennen, welche Überlegungen die Vermögensanlage geprägt haben und welche Fragen weiterhin zu beobachten sind.

Für Stiftungen liegt darin ein unmittelbarer praktischer Nutzen. Sorgfältige Dokumentation verbessert die Entscheidungsqualität, bewahrt institutionelles Wissen und erleichtert die Rechenschaft gegenüber Aufsicht und Finanzverwaltung. Sie macht sichtbar, wie die Verantwortlichen ihren Handlungsspielraum im Interesse der Stiftung genutzt haben.